Anmelde-Unterlagen: Was Residenzen wirklich sehen wollen

Auf dem Esstisch liegen drei Ordner, ein Schuhkarton mit Bescheiden und ein Zettel von der Verwaltung. Die Tochter hat sich den Samstag freigehalten, der Vater sucht seit zwei Stunden den Rentenbescheid von vorletztem Jahr. Der Aufnahmetermin ist am Mittwoch, und niemand weiß genau, was davon jetzt wirklich gebraucht wird.

Diese Szene wiederholt sich in vielen Familien. Der Grund ist selten Nachlässigkeit, sondern eine unklare Liste. Häuser schicken häufig einen Sammelbogen, auf dem alles Denkbare angekreuzt ist, ohne zu unterscheiden, was zwingend nötig ist, was hilfreich wäre und was Sie gar nicht herausgeben müssen.

Die Unterlagen für die Aufnahme in eine Seniorenresidenz lassen sich in drei Gruppen ordnen: Nachweise zur Person, Nachweise zur Gesundheit und Pflege sowie Nachweise zur Finanzierung. Der Vertrag selbst richtet sich nach dem Wohn- und Betreuungsvertragsgesetz (WBVG). Welche Daten das Haus erheben darf, richtet sich zusätzlich nach dem Datenschutzrecht: Erhoben werden darf, was für Vertrag und Versorgung erforderlich ist, nicht alles, was interessant wäre.

Kurz und knapp: Für die Aufnahme in eine Seniorenresidenz brauchen Sie in der Regel Ausweisdokument, Nachweise zur Kranken- und Pflegeversicherung, den Pflegegradbescheid, einen aktuellen Medikamentenplan sowie einen Einkommensnachweis als Bonitätsbeleg. Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung und Betreuerausweis sollten in Kopie beiliegen, damit im Ernstfall klar ist, wer entscheiden darf. Eine vollständige Vermögensaufstellung schuldet man dem Haus grundsätzlich nicht, wohl aber dem Sozialamt, wenn Hilfe zur Pflege beantragt wird. Planen Sie Vorlaufzeit ein: Ein Pflegegradantrag wird üblicherweise innerhalb von 25 Arbeitstagen beschieden, ärztliche Bescheinigungen brauchen oft ein bis zwei Wochen. Reichen Sie fehlende Papiere schriftlich nach und lassen Sie sich den Eingang bestätigen.

Die drei Gruppen von Unterlagen

Wer die Mappe nach Zweck sortiert statt nach Zufall, spart sich das Suchen und erkennt sofort, was noch fehlt. Legen Sie für jede Gruppe eine eigene Klarsichthülle an.

Was Sie herausgeben müssen und was freiwillig ist

Eine Bonitätsprüfung ist zulässig, eine lückenlose Offenlegung Ihres Vermögens gegenüber dem Haus dagegen nicht üblich und meist auch nicht erforderlich. Hier wird in der Praxis am häufigsten zu viel verlangt und zu wenig hinterfragt.

• Erforderlich: Angaben, ohne die der Vertrag nicht durchgeführt werden kann. Dazu gehören Identität, Versicherungsdaten, Pflegegrad, gesundheitliche Informationen für die Versorgung und ein Beleg dafür, dass das Entgelt getragen werden kann.
• Sinnvoll, aber freiwillig: Kopien von Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung, Kontaktdaten von Angehörigen, Angaben zu Vorlieben, Biografie und Essgewohnheiten.
• In der Regel nicht gegenüber dem Haus: Kontostände sämtlicher Konten, Depotübersichten, Grundbuchauszüge oder Steuererklärungen. Solche Nachweise verlangt der Sozialhilfeträger, wenn Hilfe zur Pflege beantragt wird.

Wenn ein Haus dennoch eine vollständige Vermögensaufstellung fordert, fragen Sie höflich nach dem Zweck und der Rechtsgrundlage. Oft reicht dann ein Rentenbescheid. Zum Zusammenspiel mit dem Sozialamt lesen Sie den Beitrag zum Schonvermögen beim Sozialamt.

Pflegegrad, Medikamentenplan und ärztliche Angaben

Die pflegerischen Unterlagen entscheiden darüber, ob das Haus die Versorgung am ersten Tag sicherstellen kann. Hier sollten Sie besonders sorgfältig sein.

Der Pflegegradbescheid ist die Grundlage für die Leistungen der Pflegeversicherung. Liegt noch kein Pflegegrad vor, stellen Sie den Antrag frühzeitig bei der Pflegekasse. Diese muss über den Antrag in der Regel innerhalb von 25 Arbeitstagen entscheiden; vorher findet die Begutachtung durch den Medizinischen Dienst statt. Der Bescheid wirkt auf den Monat der Antragstellung zurück, deshalb lohnt sich ein früher Antrag.

Der Medikamentenplan sollte nicht älter als wenige Wochen sein und alle Präparate mit Wirkstoff, Dosierung und Einnahmezeit enthalten. Ergänzen Sie Allergien, Unverträglichkeiten und Hilfsmittel. Bei Aufnahme direkt aus dem Krankenhaus ist der Entlassbrief das wichtigste Dokument überhaupt; wie dieser Weg abläuft, beschreibt der Ratgeber zur Direktanmeldung aus dem Krankenhaus.

Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung

Ohne klare Vertretungsregelung entstehen genau dann Verzögerungen, wenn es schnell gehen muss. Beide Dokumente gehören in Kopie in die Mappe und im Original an einen Ort, den Bevollmächtigte kennen.

• Die Vorsorgevollmacht regelt, wer in Gesundheits-, Aufenthalts- und Vermögensangelegenheiten handeln darf. Eine notarielle Beurkundung ist nicht generell vorgeschrieben, bei Immobiliengeschäften und Bankangelegenheiten jedoch oft praktisch unverzichtbar.
• Die Patientenverfügung legt fest, welche medizinischen Maßnahmen gewünscht sind. Sie sollte konkret formuliert und regelmäßig bestätigt werden.
• Liegt eine rechtliche Betreuung vor, gehört der Betreuerausweis dazu; aus ihm ergibt sich der Aufgabenkreis.

Eine ausführliche Anleitung samt Aufbau finden Sie im Ratgeber zur Vorsorgevollmacht für die Residenz.

Fünf Stolperfallen, die Aufnahmen verzögern

In der Beratungspraxis scheitert die pünktliche Aufnahme fast nie am großen Ganzen, sondern an fünf immer gleichen Details.

1. Der Pflegegrad ist noch nicht beantragt. Zwischen Antrag, Begutachtung und Bescheid vergehen Wochen. Stellen Sie den Antrag formlos und sofort, notfalls telefonisch mit schriftlicher Bestätigung.
2. Die ärztliche Bescheinigung fehlt. Praxen brauchen Zeit. Fordern Sie sie an, sobald ein Aufnahmetermin im Raum steht, nicht erst danach.
3. Vorsorgedokumente sind veraltet. Alte Vollmachten nennen häufig Personen, die selbst nicht mehr handlungsfähig sind. Prüfen Sie sie alle paar Jahre.
4. Relevante Diagnosen werden verschwiegen. Verständlich aus Sorge vor Ablehnung, aber riskant: Das Haus muss beurteilen können, ob es die nötige Versorgung leisten kann. Fehlende Angaben gefährden im Zweifel die Versorgungssicherheit.
5. Der Vertrag wird unterschrieben, bevor das Leistungsverzeichnis vorliegt. Lassen Sie sich beides gemeinsam geben. Eine Prüfhilfe bietet der Ratgeber Heimvertrag prüfen.

Zeitplan: Wann Sie was besorgen

Rechnen Sie von hinten, also vom gewünschten Einzugstermin. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

• Acht Wochen vorher: Pflegegrad beantragen oder Höherstufung prüfen, Vorsorgedokumente sichten.
• Vier Wochen vorher: Ärztliche Bescheinigung und Medikamentenplan anfordern, Einkommensnachweis heraussuchen.
• Zwei Wochen vorher: Kopien anfertigen, Mappe zusammenstellen, Vertrag und Leistungsverzeichnis in Ruhe lesen.
• In der Einzugswoche: Kranken- und Pflegekasse informieren, Umzug und Ummeldung organisieren. Eine Schritt-für-Schritt-Liste bietet die Checkliste vor dem Umzug.

Wenn Sie noch mehrere Häuser vergleichen, hilft die Übersicht Seniorenresidenzen in Ihrer Nähe bei der Vorauswahl.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich der Residenz mein gesamtes Vermögen offenlegen?

In der Regel nein. Das Haus darf prüfen, ob das Entgelt getragen werden kann, meist genügt dafür ein Renten- oder Einkommensnachweis. Eine lückenlose Vermögensaufstellung verlangt der Sozialhilfeträger, wenn Hilfe zur Pflege beantragt wird.

Was gilt beim Schonvermögen?

Wer Hilfe zur Pflege beim Sozialamt beantragt, darf ein Schonvermögen behalten. Nach § 90 SGB XII liegt der Betrag bei 10.000 Euro je leistungsberechtigter Person. Weitere Freibeträge und Ausnahmen prüft das Sozialamt im Einzelfall.

Werden meine Kinder zur Kasse gebeten?

Erst ab einem Jahresbruttoeinkommen von mehr als 100.000 Euro pro unterhaltspflichtigem Kind prüft der Sozialhilfeträger einen Elternunterhalt. Darunter gilt die gesetzliche Vermutung, dass kein Unterhalt verlangt wird.

Was ist, wenn noch kein Pflegegrad vorliegt?

Ein Einzug ist auch ohne Pflegegrad möglich, etwa im Service-Wohnen. Für die Pflegestation ist er praktisch immer nötig. Stellen Sie den Antrag sofort; die Pflegekasse entscheidet in der Regel innerhalb von 25 Arbeitstagen.

Wie aktuell müssen die Dokumente sein?

Medikamentenplan und ärztliche Angaben sollten wenige Wochen alt sein, Einkommensnachweise üblicherweise nicht älter als ein Jahr. Ausweisdokumente müssen gültig sein.

Kann ich Unterlagen nachreichen?

Ja, das ist üblich. Reichen Sie schriftlich nach und lassen Sie sich den Eingang bestätigen. Vertrag und Leistungsverzeichnis sollten aber vollständig vorliegen, bevor Sie unterschreiben.

Was passiert mit meinen Daten?

Sie unterliegen der Schweigepflicht und dem Datenschutzrecht. Sie dürfen jederzeit Auskunft verlangen, welche Daten gespeichert sind, und die Berichtigung falscher Angaben fordern.

Wer hilft beim Zusammenstellen?

Der Sozialdienst des Hauses, die kostenfreie Pflegeberatung nach § 7a SGB XI über die Pflegekasse sowie Pflegestützpunkte vor Ort. Diese Beratung ist unabhängig und kostet Sie nichts.

Author: Jan Berning

Hallo liebe Leser und Leserinnen, mein Name ist Jan und ich gehöre zum Team Seniorenresidenz in der Nähe. In meinen Ratgeber-Artikeln teile ich gerne mein Wissen, um Ihnen umfassende Informationen über die Seniorenresidenzen zu bieten.