40 Fragen für das Erstgespräch mit der Heimleitung

Kurz und knapp

Stand: 2026-05. Das Erstgespräch mit der Heimleitung entscheidet, ob eine Seniorenresidenz wirklich passt. Diese 40 Fragen decken alle wichtigen Bereiche ab: Kosten und Vertrag, Pflege bei steigendem Bedarf, Alltag und Service, Demenz und Krisen, Personal und Qualität. Erst nach einem Gespräch mit klaren Antworten sollte unterschrieben werden. Tipp: Fragen vorab ausdrucken, Antworten direkt notieren, mit anderen Häusern vergleichen.

Kosten und Vertrag (10 Fragen)

1. Wie hoch ist der Gesamt-Eigenanteil pro Monat (Apartment, Service, Pflege)?
2. Welche Leistungen sind in der Pauschale enthalten, welche extra?
3. Wie oft und um wie viel Prozent steigen die Preise?
4. Gibt es eine Mindestmietzeit oder Bindungsfrist?
5. Wie sind die Kündigungsfristen für beide Seiten?
6. Was passiert bei Pflegegrad-Erhöhung mit den Kosten?
7. Welcher Pflegeschlüssel gilt im Haus?
8. Gibt es eine Kaution und wenn ja in welcher Höhe?
9. Werden Sozialhilfe-Empfänger aufgenommen, falls Vermögen aufgebraucht?
10. Wie ist die Abrechnung mit der Pflegekasse organisiert?

Pflege und Service (10 Fragen)

11. Wie viele Pflegekräfte pro Bewohner in Früh-, Spät-, Nachtschicht?
12. Welche Pflegegrade werden aufgenommen, welche nicht mehr?
13. Wie schnell ist eine Pflegekraft nachts beim Notruf?
14. Wer entscheidet über Verlegung in den Pflegebereich?
15. Gibt es einen festen Hausarzt oder Wahlfreiheit?
16. Welche Therapien (Physio, Ergo) sind im Haus?
17. Wie wird mit Sturzrisiko umgegangen?
18. Wie funktioniert die Medikamenten-Verwaltung?
19. Was passiert bei Krankenhaus-Aufenthalt mit Apartment und Kosten?
20. Gibt es eine eigene Palliativ-Pflege oder Hospiz-Anbindung?

Alltag und Service (10 Fragen)

21. Wie sind die Restaurant-Zeiten und gibt es Wahl beim Menü?
22. Können Familien-Mitglieder mitessen, zu welchem Preis?
23. Welche Gemeinschafts-Aktivitäten gibt es pro Woche?
24. Gibt es einen Concierge und welche Aufgaben übernimmt er?
25. Sind Haustiere erlaubt, mit welchen Bedingungen?
26. Wie ist der Reinigungs-Service organisiert (täglich, wöchentlich)?
27. Gibt es ein Schwimmbad, Fitness, Bibliothek?
28. Welche Ausflüge und Reisen organisiert das Haus?
29. Wie funktioniert der Wäsche-Service?
30. Sind Gästezimmer für Familien-Besuche buchbar?

Demenz, Krise, Personal (10 Fragen)

31. Gibt es einen geschützten Demenz-Bereich?
32. Wie viele demenz-spezialisierte Pflegekräfte arbeiten im Haus?
33. Was passiert, wenn ich aggressiv oder weglaufgefährdet werde?
34. Wer ist der erste Ansprechpartner für Angehörige?
35. Wie hoch ist die Personal-Fluktuation in den letzten 12 Monaten?
36. Wie viele Festangestellte vs. Leiharbeit?
37. Welche Note hatte die letzte MDK-Prüfung?
38. Gibt es einen aktiven Heimbeirat?
39. Wie werden Beschwerden gehandhabt (Prozess, Reaktionszeit)?
40. Kann ich vorab eine Probewohnen-Woche buchen?

Wie Sie das Gespräch führen

40 Fragen sind kein Verhör, sondern ein Vorrat – wählen Sie die 10 bis 15 aus, die für Ihre Situation zählen. Drucken Sie die Liste aus und notieren Sie direkt daneben. Bitten Sie um ein Gespräch mit der Einrichtungs- oder Pflegedienstleitung, nicht nur mit der Verwaltung: Fragen zu Personal und Pflege kann nur beantworten, wer den Dienstplan kennt. Nehmen Sie nach Möglichkeit eine zweite Person mit – einer fragt, einer schreibt mit.

Planen Sie eine Stunde ein und bitten Sie darum, im Anschluss allein durchs Haus gehen zu dürfen. Wie auf diese Bitte reagiert wird, ist selbst eine Antwort.

Antworten richtig deuten

Nicht der Inhalt allein zählt, sondern die Genauigkeit. Wer den Personalschlüssel im Nachtdienst sofort nennt, die letzten Preiserhöhungen beziffert und den Prüfbericht zeigt, arbeitet transparent. Ausweichende Formulierungen sind ein Signal:

• „Das machen wir ganz individuell“ – bei Fragen nach festen Abläufen
• „Dazu kann ich Ihnen keine Zahl nennen“ – bei Personal oder Fluktuation
• „Das regelt der Träger“ – bei Kosten und Vertrag
• „Nur noch ein Apartment frei“ – Zeitdruck als Verkaufsmittel

Bestehen Sie höflich auf Konkretem. Zwei Punkte sollten Sie sich immer schriftlich geben lassen: die vollständige Kostenaufstellung inklusive Zusatzleistungen und die Regelung bei steigendem Pflegebedarf.

Nach dem Gespräch

Der Termin ist erst der Anfang der Prüfung. Werten Sie die Antworten noch am selben Tag aus und tragen Sie sie in ein einheitliches Raster ein – etwa die Vergleichstabelle mit 25 Kriterien oder die gewichtete Entscheidungsmatrix. Kommen Sie danach ein zweites Mal unangemeldet, am besten zur Mittagszeit. Und lassen Sie sich den Mustervertrag mitgeben, um ihn in Ruhe zu lesen – seriöse Häuser tun das ohne Nachfrage. Bei Unsicherheit prüfen Verbraucherzentrale oder BIVA-Pflegeschutzbund Heimverträge.

Häufige Fragen

Soll ich alle 40 Fragen stellen?

Im Erstgespräch die wichtigsten 15 bis 20. Den Rest schriftlich nachreichen lassen.

Was tun bei ausweichenden Antworten?

Warnsignal. Schriftliche Antwort einfordern oder anderes Haus prüfen.

Wer sollte beim Gespräch dabei sein?

Bewohner plus 1 bis 2 vertraute Angehörige. Nicht zu viele Personen.

Wie lange dauert ein gutes Erstgespräch?

60 bis 90 Minuten plus Hausführung.

Sollte ich vorher Vertrag bekommen?

Ja, mindestens 14 Tage vor Unterschrift zur Prüfung.

Gibt es die Liste als PDF?

Beim Besichtigungs-Ratgeber als Download.

Mehr im Vertrags-Ratgeber?

Ja, mehr im Vertrags-Ratgeber.

Vergleichen Sie hier Residenzen in Ihrer Region und nehmen Sie die Fragen mit zum Erstgespräch.