Der Anruf kommt an einem Dienstag: Ein Platz ist frei geworden, der Einzug wäre in zehn Tagen möglich. Sie sagen zu, legen auf, und dann liegt eine Liste im Briefkasten, auf der siebzehn Punkte stehen. Pflegegradbescheid, Medikationsplan, Rentenbescheide, Vollmacht. Manches finden Sie sofort, anderes liegt in einem Ordner, den seit Jahren niemand geöffnet hat. Die Aufnahmeunterlagen für die Seniorenresidenz stehen plötzlich zwischen der Zusage und dem Einzug.

Dabei sind sie der Teil des Umzugs, der sich am besten vorbereiten lässt und trotzdem am häufigsten Stress macht. Nicht weil die Papiere schwer zu beschaffen wären, sondern weil sie aus fünf verschiedenen Richtungen kommen: von der Pflegekasse, vom Hausarzt, von der Rentenversicherung, von der Bank und aus dem eigenen Schrank.

Diese Liste ist nach Kategorien sortiert und sagt Ihnen zu jedem Dokument, ob das Haus es im Original sehen will oder ob eine Kopie genügt. Drucken Sie sie aus und haken Sie ab. Was Sie einmal geordnet haben, brauchen Sie bei jedem Arztwechsel, jedem Krankenhausaufenthalt und jedem Antrag wieder.

Kurz und knapp: Eine Einrichtung braucht beim Einzug Unterlagen aus vier Bereichen: Person und Versicherung, Pflege und Gesundheit, Vertrag und Finanzen sowie Vollmachten und Verfügungen. Im Original vorzulegen sind in der Regel nur Ausweis, Vollmacht oder Betreuerausweis und der Impfausweis, alles andere geht als Kopie. Die Abrechnung beginnt taggenau mit dem Aufnahmetag (§ 87a Abs. 1 SGB XI, gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026). Den vollständigen Vertrag samt Leistungs- und Entgeltaufstellung muss das Haus Ihnen rechtzeitig vor der Unterschrift in Textform aushändigen (§ 3 WBVG, gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026).

Warum verlangt die Einrichtung so viele Unterlagen?

Das Haus muss ab dem ersten Tag pflegen, abrechnen und im Notfall handeln können, und dafür braucht es Belege. Jede Kategorie hat einen klaren Zweck. Die Pflegedokumentation stützt sich auf den Pflegegradbescheid und die ärztlichen Unterlagen. Die Abrechnung mit Pflegekasse und gegebenenfalls Sozialamt stützt sich auf Versicherungsnachweise und Einkommensunterlagen. Und wenn nachts eine Entscheidung ansteht, muss klar sein, wer sie treffen darf.

Der zweite Grund ist rechtlicher Natur. Der Heimvertrag muss die Leistungen und die dafür verlangten Entgelte einzeln ausweisen, getrennt nach Wohnraum, Pflege und Betreuung, Verpflegung und Investitionskosten (§ 6 WBVG, gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026). Diese Aufteilung funktioniert nur, wenn der Pflegegrad und der Versicherungsstatus belegt sind.

Die Abrechnung läuft taggenau, und zwar ab dem Aufnahmetag. Das Gesamtheimentgelt wird für den Tag der Aufnahme und jeden weiteren Tag des Aufenthalts berechnet, die Zahlungspflicht endet mit dem Tag der Entlassung oder des Versterbens (§ 87a Abs. 1 SGB XI, gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026). Fehlende Unterlagen verzögern deshalb nicht den Beginn der Kosten, sondern nur die Erstattung durch die Pflegekasse.

Welche Papiere zur Person und zur Versicherung brauchen Sie?

Dieser Block ist der einfachste, weil fast alles davon zu Hause liegt. Er klärt, wer der Bewohner ist, wo er gemeldet ist und wer im Krankheitsfall zahlt.

Die Kontaktliste unterschätzen viele. Schreiben Sie nicht nur eine Nummer auf, sondern zwei bis drei Personen mit Rangfolge, Mobilnummer, Festnetz und der Angabe, wer nachts erreichbar ist und wer entscheiden darf. Diese eine Seite ist im Ernstfall wertvoller als der ganze Rest der Mappe.

Welche Nachweise zu Pflege und Gesundheit gehören dazu?

Dieser Block entscheidet darüber, ob die Pflege in der ersten Woche sicher läuft. Besonders der aktuelle Medikationsplan ist kritisch, weil das Haus ohne ihn Medikamente nicht stellen darf und der Hausarzt erst einen Termin braucht.

Welche Unterlagen betreffen Vertrag und Geld?

Hier geht es um die Frage, wer welchen Teil des Heimentgelts zahlt. Die Pflegekasse übernimmt bei vollstationärer Pflege je nach Pflegegrad zwischen 131 und 2.096 Euro monatlich, der Rest bleibt als Eigenanteil (§ 43 SGB XI, gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026). Im Bundesdurchschnitt lag dieser Eigenanteil im ersten Aufenthaltsjahr bei 3.364 Euro im Monat (vdek, Auswertung zum Stichtag 01.07.2026).

Die Inventar- und Wertsachenliste ist kein Formalismus. Sie schützt beide Seiten, und sie ist Jahre später die Grundlage, wenn das Zimmer aufgelöst wird. Machen Sie zusätzlich Fotos vom eingerichteten Zimmer am Einzugstag.

Welche Vertragsart Sie überhaupt vor sich haben, ist nicht immer eindeutig. Die Unterschiede zwischen den Modellen erklären wir im Beitrag Residenzvertrag, Heimvertrag oder Servicevertrag.

Welche Vollmachten und Verfügungen muss das Haus kennen?

Ohne Vollmacht oder Betreuerbestellung darf niemand für den Bewohner entscheiden, auch der Ehepartner nicht. Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung sind im Betreuungsrecht des BGB geregelt (§§ 1820 und 1827 BGB, gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026). Die Einrichtung braucht beide in Kopie, damit sie im Ernstfall weiß, wen sie anruft und was gewünscht ist.

Vier Dokumente gehören in diesen Block: Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung, Patientenverfügung und, falls vorhanden, der Betreuerausweis des Amtsgerichts. Legen Sie zusätzlich eine Notiz bei, wo die Originale liegen.

Ist die Patientenverfügung älter als einige Jahre oder wurde sie vor der Diagnose verfasst, lohnt ein Blick darauf, ob sie die heutige Situation noch abbildet. Eine Verfügung, die nur von Wachkoma spricht, hilft bei einer fortgeschrittenen Demenz wenig. Muster und typische Formulierungsfehler finden Sie in unseren Beiträgen zur Vorsorgevollmacht für die Residenz und zur Betreuungsverfügung.

Was geben Sie im Original aus der Hand?

Im Regelfall gar nichts außer dem Lastschriftmandat, der Inventarliste und Ihrer eigenen Ausfertigung des Vertrags. Alles andere legen Sie vor, das Haus nimmt Einsicht oder fertigt selbst eine Kopie, und Sie nehmen das Original wieder mit.

Das gilt ausdrücklich auch für die Vorsorgevollmacht. Eine Einrichtung darf sich eine Kopie zur Akte nehmen, sie braucht das Original nicht. Wenn doch jemand darauf besteht, fragen Sie nach dem Grund und lassen Sie sich die Aushändigung schriftlich quittieren.

Wie bauen Sie die Mappe in sieben Schritten auf?

Eine Stunde Vorbereitung erspart drei Wochen Nachreichen. Arbeiten Sie die folgenden Schritte in dieser Reihenfolge ab, am besten zwei Wochen vor dem Einzug.

1. Einen Ordner mit fünf Registern anlegen: Person, Gesundheit, Vertrag und Geld, Vollmachten, Schriftverkehr.
2. Alles einsortieren, was bereits vorhanden ist, und mit dieser Liste abgleichen.
3. Fehlendes gezielt anfordern, zuerst Medikationsplan und Pflegegradbescheid, weil diese am längsten dauern.
4. Von jedem Dokument zwei Kopien ziehen, eine für das Haus, eine für die Zweitmappe zu Hause.
5. Ein Deckblatt mit Inhaltsverzeichnis erstellen und jede Kopie durchnummerieren.
6. Alles zusätzlich abfotografieren und in einem passwortgeschützten Ordner ablegen.
7. Am Einzugstag ein kurzes Übergabeprotokoll unterschreiben lassen.

Für das Übergabeprotokoll genügt eine halbe Seite. Diesen Textblock können Sie übernehmen:

„Übergabe der Aufnahmeunterlagen. Am [Datum] wurden der Einrichtung [Name] für [Name des Bewohners, geboren am] folgende Unterlagen in Kopie übergeben: [Nummern 1 bis x gemäß beiliegendem Inhaltsverzeichnis]. Im Original vorgelegt und nach Einsichtnahme zurückgegeben wurden: Personalausweis, Impfausweis, Vorsorgevollmacht. Im Original verbleiben in der Einrichtung: SEPA-Mandat, Inventarliste, eine Ausfertigung des Heimvertrags. Für die Einrichtung: [Name, Funktion, Unterschrift]. Für den Bewohner: [Name, Unterschrift].“

Bewahren Sie Ihre Ausfertigung zusammen mit der Zweitmappe auf. Ergänzen Sie sie nach jedem Arztbesuch und nach jedem neuen Bescheid, dann ist die Mappe auch beim nächsten Krankenhausaufenthalt aktuell. Wer vor dem Einzug noch Häuser vergleicht, nutzt dafür am besten unsere Checkliste für den Rundgang.

Häufig gestellte Fragen

Welche Unterlagen braucht ein Pflegeheim beim Einzug?

Unterlagen aus vier Bereichen: Ausweis und Versicherungsnachweise, Pflegegradbescheid und ärztliche Unterlagen samt Medikationsplan, Heimvertrag und Zahlungsdaten sowie Vollmachten und Verfügungen. Kopien genügen fast überall. Nur Lastschriftmandat, Inventarliste und eine Vertragsausfertigung bleiben im Original im Haus.

Was, wenn Unterlagen beim Einzug noch fehlen?

Der Einzug scheitert daran normalerweise nicht. Kritisch sind allein der Medikationsplan und der Pflegegradbescheid, weil ohne sie weder Medikamente gestellt noch mit der Pflegekasse abgerechnet werden kann. Vereinbaren Sie schriftlich, bis wann Sie welches Papier nachreichen.

Braucht die Einrichtung die Vorsorgevollmacht im Original?

Nein, eine Kopie zur Akte reicht in aller Regel aus. Das Original bleibt beim Bevollmächtigten oder im Notfallordner. Bei Bankgeschäften und gegenüber Gerichten kann eine notariell beglaubigte Fassung nötig sein, gegenüber der Einrichtung nicht.

Ab wann läuft die Abrechnung?

Ab dem Tag der Aufnahme. Das Gesamtheimentgelt wird für den Aufnahmetag und jeden weiteren Tag berechnet, die Zahlungspflicht endet mit dem Tag der Entlassung oder des Versterbens (§ 87a Abs. 1 SGB XI). Fehlende Unterlagen verschieben nur die Erstattung durch die Pflegekasse, nicht den Kostenbeginn.

Muss ich Kontoauszüge vorlegen?

Gegenüber der Einrichtung nicht. Kontoauszüge, Rentenbescheide und Vermögensnachweise verlangt allein der Sozialhilfeträger, und zwar nur dann, wenn Sie Hilfe zur Pflege beantragen. Die Verwaltung des Hauses braucht für die laufende Abrechnung lediglich das Lastschriftmandat.

Wie halte ich die Mappe aktuell?

Legen Sie eine feste Wiedervorlage an, etwa zweimal im Jahr, und ergänzen Sie neue Bescheide sofort. Besonders schnell veralten Medikationsplan, Zuzahlungsbefreiung und Pflegegradbescheid. Ein Blatt mit dem Datum der letzten Aktualisierung vorne im Ordner genügt als Merkhilfe.

Wie erfahre ich vorab, welche Unterlagen ein Haus verlangt?

Fragen Sie bei der Besichtigung nach der hauseigenen Aufnahmeliste und nach der vorvertraglichen Information nach § 3 WBVG. Seriöse Häuser geben beides unaufgefordert mit. Auf Seniorenresidenz in der Nähe vergleichen Sie Häuser in Ihrer Region und können die Aufnahmeunterlagen direkt beim ersten Kontakt anfordern.

Wer die Aufnahmeunterlagen für die Seniorenresidenz einmal sauber sortiert, hat nicht nur den Einzug hinter sich gebracht, sondern für Jahre eine Grundlage geschaffen, auf die jeder Arzt, jedes Amt und jede Klinik zugreifen kann. Auf Seniorenresidenz in der Nähe vergleichen Sie kostenlos passende Häuser in Ihrer Region und sehen früh, was das jeweilige Haus beim Einzug erwartet.

Author: Jan Berning

Hallo liebe Leser und Leserinnen, mein Name ist Jan und ich gehöre zum Team Seniorenresidenz in der Nähe. In meinen Ratgeber-Artikeln teile ich gerne mein Wissen, um Ihnen umfassende Informationen über die Seniorenresidenzen zu bieten.