Es gibt selten einen klaren Anfang. Erst hilft man beim Einkaufen, dann beim Duschen, irgendwann steht man nachts im Flur der Eltern und weiß, dass es so nicht weitergeht. Und dann sagt jemand aus der Familie den Satz, den alle längst gedacht haben: Wir sollten einen Pflegegrad beantragen.

Vor diesem Schritt haben viele Familien mehr Respekt, als nötig wäre. Der Antrag selbst ist unkompliziert, kostet nichts und lässt sich in fünf Minuten am Telefon stellen. Aufwendig ist nur, was danach kommt: die Begutachtung und die Frage, ob sie den Alltag richtig abbildet.

Diese Anleitung führt Sie durch den gesamten Weg. Wo der Antrag hingehört, warum das Datum über bares Geld entscheidet, welche Unterlagen Sie brauchen, wie die Begutachtung abläuft, welche Fristen die Pflegekasse einhalten muss und was am Ende im Bescheid steht.

Kurz und knapp: Den Pflegegrad beantragen Sie bei der Pflegekasse, die bei Ihrer Krankenkasse angesiedelt ist (§ 46 SGB XI, gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026). Der Antrag ist formlos möglich, auch telefonisch, und das Datum zählt: Leistungen gibt es ab dem Beginn des Monats, in dem der Antrag gestellt wurde (§ 33 Abs. 1 SGB XI). Danach beauftragt die Kasse den Medizinischen Dienst mit der Begutachtung, bei privat Versicherten Medicproof. Die Pflegekasse muss in der Regel innerhalb von 25 Arbeitstagen nach Antragseingang schriftlich entscheiden, in bestimmten Fällen schneller (§ 18c Abs. 1 SGB XI). Der Bescheid nennt den Pflegegrad, das Datum, ab dem er gilt, und die Leistungen, die daraus folgen, zum Beispiel 599 Euro Pflegegeld oder 1.319 Euro vollstationär bei Pflegegrad 3.

Wer stellt den Antrag, und wo gehört er hin?

Zuständig ist die Pflegekasse der pflegebedürftigen Person, und die sitzt bei ihrer Krankenkasse (§ 46 SGB XI, gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026). Sie brauchen also keine gesonderte Adresse zu suchen: Die Pflegekasse erreichen Sie über die Kontaktdaten, die auf der Versichertenkarte oder auf jedem Schreiben der Krankenkasse stehen.

Bei privat Versicherten läuft der Antrag über die private Pflegepflichtversicherung, die zum jeweiligen Versicherungsvertrag gehört. Die Begutachtung übernimmt dort nicht der Medizinische Dienst, sondern Medicproof.

Den Antrag stellt grundsätzlich die pflegebedürftige Person selbst. Angehörige können ihn stellen, wenn eine Vollmacht vorliegt oder eine gesetzliche Betreuung eingerichtet ist. In der Praxis akzeptieren viele Kassen den telefonischen Antrag eines Angehörigen und schicken die Unterlagen anschließend an die versicherte Person, die dann unterschreibt.

Fehlt eine Vollmacht und ist Ihr Angehöriger nicht mehr in der Lage, selbst zu entscheiden, wird es aufwendig. Dann muss zunächst das Betreuungsgericht eine Betreuung einrichten, und das dauert mehrere Wochen. Wie Sie das vermeiden, steht im Beitrag zur Vorsorgevollmacht.

Voraussetzung ist ein Hilfebedarf, der voraussichtlich mindestens sechs Monate andauert. Pflegebedürftig im Sinne des Gesetzes ist, wer wegen gesundheitlich bedingter Beeinträchtigungen der Selbstständigkeit auf Hilfe angewiesen ist, und zwar auf Dauer (§ 14 Abs. 1 SGB XI, gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026). Ein gebrochener Arm, der in acht Wochen verheilt, begründet deshalb keinen Pflegegrad.

Nach einem Schlaganfall oder bei einer fortschreitenden Erkrankung ist diese Voraussetzung dagegen fast immer erfüllt. Warten Sie in solchen Fällen nicht ab, wie sich die Lage entwickelt, sondern stellen Sie den Antrag und lassen Sie die Begutachtung entscheiden.

Warum das Antragsdatum über Geld entscheidet

Leistungen werden vom Beginn des Monats an gezahlt, in dem der Antrag gestellt wurde (§ 33 Abs. 1 SGB XI, gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026). Ein Antrag am 28. eines Monats sichert damit denselben Monat vollständig, ein Antrag am 2. des Folgemonats kostet vier Wochen Leistung.

Diese Regel ist der Grund, warum Sie mit dem Antrag nicht warten sollten, bis alle Unterlagen beisammen sind. Erst stellen, dann sammeln.

Rückwirkend vor den Antragsmonat gibt es nichts. Auch wenn die Pflegebedürftigkeit schon ein Jahr besteht und Sie das lückenlos belegen können, beginnt der Anspruch frühestens im Monat der Antragstellung. Ein früherer Beginn lässt sich später nicht mehr herstellen.

Notieren Sie sich deshalb bei einem telefonischen Antrag Datum, Uhrzeit und den Namen der Person, mit der Sie gesprochen haben. Wenn die Kasse den Eingang später anders datiert, haben Sie etwas in der Hand.

Wie stelle ich den Antrag formlos?

Ein Pflegegradantrag braucht kein Formular und keine Begründung. Er ist formlos gültig, ob telefonisch, schriftlich oder über das Portal Ihrer Kasse. Erst danach schickt die Pflegekasse ihre Unterlagen zu, die Sie ausfüllen und zurücksenden.

Für ein schriftliches Schreiben genügen wenige Zeilen mit Name, Geburtsdatum, Versichertennummer, Anschrift und dem Satz, dass Sie Leistungen der Pflegeversicherung beantragen. Ergänzen Sie, dass Sie um Zusendung der Unterlagen und um eine Eingangsbestätigung bitten, und unterschreiben Sie das Schreiben.

Der telefonische Antrag ist der schnellste Weg und rechtlich genauso wirksam. Rufen Sie die Servicenummer Ihrer Krankenkasse an, sagen Sie, dass Sie einen Pflegegrad beantragen möchten, und lassen Sie sich den Eingang bestätigen. Viele Kassen senden diese Bestätigung anschließend per Post oder in die App.

Halten Sie für das Gespräch drei Angaben bereit: Versichertennummer, Anschrift der pflegebedürftigen Person und die Telefonnummer, unter der der Medizinische Dienst den Begutachtungstermin vereinbaren kann. Mehr wird zunächst nicht gebraucht.

Welche Unterlagen brauche ich für die Begutachtung?

Für den Antrag selbst brauchen Sie nichts, für die Begutachtung dagegen einiges. Je vollständiger die Unterlagen sind, desto weniger hängt die Einstufung vom Eindruck eines einzigen Vormittags ab.

Legen Sie für den Termin bereit:

• Pflegetagebuch über zwei Wochen. Datum, Uhrzeit, Art der Hilfe, Dauer, auch nachts.
• Aktuelle Arztbriefe und Entlassungsberichte aus Krankenhaus oder Reha.
• Medikamentenplan mit allen Präparaten, auch Bedarfsmedikation.
• Liste der Hilfsmittel wie Rollator, Pflegebett, Toilettenstuhl, Hörgerät.
• Berichte des Pflegedienstes oder der Tagespflege, falls vorhanden.
• Vollmacht oder Betreuerausweis, wenn Angehörige vertreten.
• Kontaktdaten des Hausarztes für Rückfragen des Gutachters.

Das Pflegetagebuch ist die wichtigste Vorbereitung und leider die, die am häufigsten fehlt. Es muss nicht schön sein. Ein Notizheft mit Uhrzeit und Stichwort reicht. Entscheidend ist, dass auch die kleinen, ständigen Hilfen auftauchen: das Erinnern an Medikamente, das Zurechtlegen der Kleidung, das Nachschauen um Mitternacht.

Halten Sie zusätzlich fest, was an schlechten Tagen nicht mehr geht. Menschen mit Demenz und Menschen nach einem Schlaganfall haben stark schwankende Verläufe, und der Gutachter sieht nur einen Ausschnitt davon.

Wie läuft die Begutachtung ab?

Der Medizinische Dienst meldet sich schriftlich mit einem Terminvorschlag und kommt in die häusliche Umgebung. Der Termin dauert meist eine bis zwei Stunden. Lebt Ihr Angehöriger bereits in einer Einrichtung, findet die Begutachtung dort statt.

Bewertet wird die Selbstständigkeit in sechs Modulen: Mobilität, kognitive und kommunikative Fähigkeiten, Verhaltensweisen und psychische Problemlagen, Selbstversorgung, Umgang mit krankheits- und therapiebedingten Anforderungen sowie Gestaltung des Alltagslebens. Aus den gewichteten Punkten ergibt sich der Pflegegrad (§ 15 SGB XI, gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026).

Alle Beträge gelten pro Monat (gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026). Der Entlastungsbetrag von 131 Euro monatlich nach § 45b SGB XI steht zusätzlich in allen Pflegegraden zur Verfügung, solange die Versorgung zu Hause erfolgt.

Seien Sie beim Termin dabei und schildern Sie den Alltag so, wie er ist. Als Angehöriger dürfen Sie anwesend sein und ergänzen. Das ist keine Einmischung, sondern für eine realistische Einschätzung oft entscheidend, weil viele Betroffene ihre Einschränkungen aus Stolz kleinreden.

Sprechen Sie vorher miteinander darüber. Ein Satz wie wir sagen heute beide, wie es wirklich ist, nimmt der Situation einen Teil der Peinlichkeit. Und bitten Sie um einen Termin zu der Tageszeit, in der sich der Zustand am ehesten zeigt.

Nach dem Termin geht das Gutachten an die Pflegekasse, die daraufhin entscheidet. Der Gutachter selbst vergibt keinen Pflegegrad, er erhebt den Befund und schlägt eine Einstufung vor. Diese Trennung erklärt, warum Sie am Ende des Termins keine verbindliche Auskunft bekommen.

Das Gutachten enthält außerdem Empfehlungen, die leicht übersehen werden: zu Hilfsmitteln, zu wohnumfeldverbessernden Maßnahmen und zu Leistungen der medizinischen Rehabilitation. Stimmt die versicherte Person zu, gilt eine solche Reha-Empfehlung bereits als Antrag und wird an die Krankenkasse weitergeleitet (§ 18a SGB XI, gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026).

Welche Fristen muss die Pflegekasse einhalten?

Die Pflegekasse muss ihre Entscheidung in der Regel spätestens 25 Arbeitstage nach Eingang des Antrags schriftlich mitteilen (§ 18c Abs. 1 SGB XI, gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026). Diese Frist umfasst die gesamte Bearbeitung, also auch die Begutachtung.

In bestimmten Situationen gelten deutlich kürzere Fristen. Befindet sich die versicherte Person im Krankenhaus, in einer Rehabilitationseinrichtung oder in einem Hospiz, ist die Begutachtung unter den gesetzlichen Voraussetzungen innerhalb einer Woche durchzuführen. Kündigt eine Pflegeperson Pflegezeit oder Familienpflegezeit an und wird zu Hause gepflegt, gilt eine Frist von zwei Wochen.

Versäumt die Pflegekasse die Frist ohne ausreichenden Grund, steht der versicherten Person eine Zusatzzahlung für jede begonnene Woche der Verspätung zu. Den genauen Betrag nennt der Gesetzestext. Die Zahlung entfällt allerdings, wenn die Kasse die Verzögerung nicht zu vertreten hat oder die Person bereits vollstationär versorgt wird und mindestens Pflegegrad 2 hat.

In der Praxis dauert es häufig länger als 25 Arbeitstage. Ein freundliches Erinnerungsschreiben mit Hinweis auf die gesetzliche Frist bewegt oft mehr als ein Anruf, weil es aktenkundig wird.

Was steht im Bescheid, und ab wann wird gezahlt?

Der Bescheid nennt den anerkannten Pflegegrad, den Zeitpunkt, ab dem er gilt, und die Leistungen, die daraus folgen. Häufig liegt das Gutachten des Medizinischen Dienstes bei. Wenn nicht, fordern Sie es an und heften Sie es zu den Unterlagen, denn Sie brauchen es bei jeder späteren Änderung.

Pflegegeld wird ab dem Ersten des Antragsmonats nachgezahlt. Wenn zwischen Antrag und Bescheid drei Monate liegen, überweist die Kasse diese drei Monate in einer Summe. Bei Pflegesachleistungen und bei vollstationärer Pflege gilt der Anspruch ebenfalls ab dem Antragsmonat, abgerechnet wird jedoch über die tatsächlich erbrachten Leistungen, also über die Rechnungen des Pflegedienstes oder der Einrichtung.

Prüfen Sie im Bescheid drei Punkte, bevor Sie ihn ablegen. Stimmt das Datum, ab dem der Pflegegrad gilt, mit Ihrem Antragsmonat überein. Ist der Pflegegrad derjenige, den die Modulbewertungen im Gutachten tragen. Und ist der Leistungsbetrag korrekt genannt, den Sie künftig erhalten.

Rechnen Sie damit, dass die Einstufung nicht für immer gilt. Pflegekassen setzen häufig eine Wiederholungsbegutachtung an, um den Verlauf zu prüfen. Den Termin kündigt die Kasse schriftlich an. Bereiten Sie ihn genauso vor wie die erste Begutachtung, mit aktuellem Pflegetagebuch und neuen Arztbriefen, denn auch eine Herabstufung ist möglich.

Verschlechtert sich der Zustand vorher deutlich, warten Sie nicht auf diesen Termin. Ein Antrag auf Höherstufung ist jederzeit möglich und läuft genauso ab wie der erste Antrag.

Weicht der Bescheid von Ihrer Erwartung ab, können Sie innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Widerspruch einlegen (§ 84 Abs. 1 SGG, gesetze-im-internet.de, letzter Abruf am 17.09.2026). Der Widerspruch ist kostenfrei und braucht zur Fristwahrung keine Begründung.

Steht ein Umzug in eine Einrichtung an, rechnet sich der Bescheid schnell durch. Was am Ende bleibt, zeigt unser Überblick zum Eigenanteil in der Seniorenresidenz und der Beitrag zur Seniorenresidenz mit Pflegegrad. Wird die Zeit bis zum Einzug knapp, hilft oft eine Kurzzeitpflege zur Überbrückung.

Typische Fehler, die den Antrag verzögern

Der teuerste Fehler ist das Warten auf den richtigen Moment. Familien sammeln wochenlang Unterlagen, klären Zuständigkeiten und verschieben den Anruf, weil sie es gründlich machen wollen. Jeder Monat, der dabei vergeht, ist verloren, weil die Leistung erst mit dem Antragsmonat beginnt.

Ein zweiter Klassiker ist die fehlende Erreichbarkeit. Der Medizinische Dienst versucht, einen Termin zu vereinbaren, erreicht aber niemanden, und die Bearbeitung bleibt liegen. Geben Sie deshalb eine Telefonnummer an, unter der tagsüber jemand rangeht, gern die eines Angehörigen.

Weitere Stolpersteine, die sich leicht vermeiden lassen:

• Termin allein wahrnehmen lassen. Ohne Angehörige fehlt die Schilderung des Alltags.
• Nachts nichts dokumentieren. Nächtlicher Hilfebedarf taucht sonst im Gutachten nicht auf.
• Nur Diagnosen nennen. Bewertet wird, was nicht mehr allein gelingt, nicht der Befund.
• Vollmacht vergessen. Ohne sie darf die Kasse mit Angehörigen kaum sprechen.
• Bescheid ungeprüft ablegen. Fehler beim Geltungsdatum fallen sonst erst Monate später auf.

Häufig unterschätzt wird auch die Rolle des Hausarztes. Er kennt den Verlauf über Jahre, und eine kurze Stellungnahme zum Hilfebedarf im Alltag wiegt beim Medizinischen Dienst schwerer als jede Aufzählung von Diagnosen. Bitten Sie beim nächsten Termin darum, am besten bevor die Begutachtung ansteht.

Denken Sie früh an den nächsten Schritt, auch wenn er noch nicht ansteht. Wer weiß, welche Versorgungsform infrage kommt, wenn sich der Zustand verschlechtert, entscheidet später ruhiger. Einen Vergleich der Wege bei mittlerem Pflegebedarf finden Sie im Beitrag Apartment oder Pflegestation bei Pflegegrad 3.

Häufig gestellte Fragen

Wo beantrage ich einen Pflegegrad?

Bei der Pflegekasse der pflegebedürftigen Person, die bei ihrer Krankenkasse angesiedelt ist (Paragraf 46 SGB XI, 2026). Privat Versicherte wenden sich an ihre private Pflegepflichtversicherung. Die Kontaktdaten stehen auf jedem Schreiben der Krankenkasse.

Geht der Antrag auch formlos oder telefonisch?

Ja. Ein Anruf bei der Pflegekasse genügt, um den Antrag wirksam zu stellen. Notieren Sie Datum, Uhrzeit und Namen der Person am Telefon. Die Formulare kommen anschließend per Post und werden nachgereicht.

Ab wann wird der Pflegegrad gezahlt?

Ab dem Beginn des Monats, in dem der Antrag gestellt wurde (Paragraf 33 Absatz 1 SGB XI, 2026). Kommt der Bescheid später, zahlt die Kasse rückwirkend nach. Vor den Antragsmonat zurück gibt es keine Leistungen.

Wie lange dauert es bis zum Bescheid?

In der Regel höchstens 25 Arbeitstage ab Antragseingang (Paragraf 18c Absatz 1 SGB XI, 2026). Im Krankenhaus, in der Reha oder im Hospiz gelten kürzere Fristen. Versäumt die Kasse die Frist ohne ausreichenden Grund, steht eine Zusatzzahlung je begonnene Woche zu.

Was passiert bei der Begutachtung durch den Medizinischen Dienst?

Ein Gutachter kommt in die Wohnung oder die Einrichtung und bewertet die Selbstständigkeit in sechs Modulen. Der Termin dauert meist eine bis zwei Stunden. Angehörige dürfen dabei sein, ergänzen und den Alltag schildern.

Welche Unterlagen sollte ich bereitlegen?

Ein Pflegetagebuch über zwei Wochen, aktuelle Arztbriefe, den Medikamentenplan, eine Liste der Hilfsmittel und gegebenenfalls Berichte des Pflegedienstes. Wenn Angehörige vertreten, gehört die Vollmacht dazu.

Bekomme ich einen Pflegegrad, wenn mein Angehöriger schon in einer Residenz lebt?

Ja, der Antrag läuft genauso, die Begutachtung findet dann in der Einrichtung statt. Für Bewohner ist das wichtig, weil erst ab Pflegegrad 2 der Leistungsbetrag für vollstationäre Pflege fließt. Auf Seniorenresidenz in der Nähe sehen Sie, welche Häuser in Ihrer Region welche Versorgungsformen anbieten.

Kann ich den Antrag zurücknehmen oder wiederholen?

Sie können einen Antrag zurücknehmen und jederzeit einen neuen stellen, etwa bei einer Verschlechterung. Der neue Antrag führt zu einer aktuellen Begutachtung. Geht es dagegen um einen aus Ihrer Sicht falschen Bescheid, ist der Widerspruch innerhalb eines Monats der richtige Weg.

Einen Pflegegrad beantragen kostet nichts außer einem Anruf, und je früher er erfolgt, desto weniger Geld bleibt liegen. Der Rest ist Vorbereitung, und die haben Sie mit einem Pflegetagebuch und ehrlichen Angaben schnell beisammen. Auf Seniorenresidenz in der Nähe vergleichen Sie kostenlos passende Häuser in Ihrer Region, wenn die Versorgung zu Hause an ihre Grenzen kommt.

Author: Jan Berning

Hallo liebe Leser und Leserinnen, mein Name ist Jan und ich gehöre zum Team Seniorenresidenz in der Nähe. In meinen Ratgeber-Artikeln teile ich gerne mein Wissen, um Ihnen umfassende Informationen über die Seniorenresidenzen zu bieten.